Lean office: bespaar tijd en geld

'Be lean' wordt ook meer en meer vertaald naar lean office en lean administration.

In een economie waarin kennisintensieve dienstverlening steeds belangrijker wordt en hoogopgeleide professionals in netwerken en via computers met elkaar samenwerken, is goed procesmanagement enorm van belang. Lean management principes gelden dus niet alleen in de
fabriek of in de zorg, maar evenzeer in kennisintensieve sectoren
en administratieve beroepen.

Uit onze eigen praktijk weten we dat van banken en verzekeringsmaatschappijen.

Lean process improvement in administration

Een kijkje bij een administratieve afdeling levert al snel voorbeelden op van handelingen en processen die verbeterd kunnen worden, zoals:

• Er wordt gewerkt met excelsheets die onderling niet verbonden zijn.
• Veel onbehandelde berichten in de e-mailbox en een slecht e-mailmanagement.
• Inefficiënt dossierbeheer.
• Veelvuldig kopiëren van dezelfde documenten.

Met relatief eenvoudige ingrepen kan vaak veel efficiëntieverbetering worden gerealiseerd en kunnen kosten worden teruggebracht. Bijvoorbeeld het scannen en vervolgens op een server opslaan van documenten reduceert de kopieerkosten en maakt documenten op elke werkplek voor medewerkers beschikbaar.

Het lean denken wordt in de administratieve sector nog veel te weinig toegepast. En dat is jammer, want er is zoveel winst te boeken, ook in termen van arbeidstevredenheid.

Lean office: digitale werkprocessen

Het kantoor van de toekomst moet lean zijn. Het elimineren van verspilling in boekhouding en administratie is cruciaal om concurrerend te blijven, ook bij de vastlegging van gegevens en informatie rondom operationele processen die zich in de organisatie afspelen.

Het lean office concept is dus niet alleen van toepassing op de administratieve afdeling zelf. Ook op de werkvloer worden gegevens verzameld en metingen gedaan. De belangrijkste gegevens komen uit de operationele processen. Het opsporen van administratieve knelpunten en het benoemen van verbeterpunten begint dus in het hart van de organisatie, daar waar het primaire proces zich afspeelt.

Bij Eagle Business Consultancy hebben we veel ervaring met lean management principes en het werken met six sigma tools om organisaties sterker en beter te maken. Of zoals wij het zeggen:

“Het vergt geen briljante mensen maar briljant procesmanagement om tot briljante resultaten te komen”.

Ook verzorgen wij trainingen voor het succesvol, structureel en methodisch leiden van verbeterprojecten in de zakelijke dienstverlening (banken, verzekeringen). De trainingen omvatten de Six Sigma DMAIC methodiek, geïntegreerd met lean tools en technieken. De trainingen zijn breed en pragmatisch van opzet.

U kunt ons altijd bellen of mailen voor een lean six sigma training, ook in-company.

Elders op deze website geven wij u meer inzicht in ons werk, onze werkwijze en achtergrond. Ook kunt u onze andere website bezoeken.

Voor nadere vragen of informatie over lean office of andere lean onderwerpen kunt u ons een bericht sturen via het contactformulier.